快資訊：無紙化辦公系統是什么？無紙化辦公系統詳解

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功能介紹內部通訊平臺◇ 電子郵件使用電子郵件可與組織內部人員進行通信，可進行郵件的創建、發送、接收、閱讀、回復等?！?在線短信可以即時感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進行實時交流和留言?！?手機短信可發送手機短信，當重要工作到達時以短信形式將通知發送到非在線用戶手機中，確保重要事件的及時通知。信息發布平臺◇ 電子公告可發布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統。◇ 電子論壇為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據需要可以發起并創建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。日常辦公◇ 網上審批網上辦理單位內部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網上進行辦理和審批?！?公文處理實現收文處理和發文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環節進行辦理。發文處理可對公文制發中的擬稿、核稿、會稿、簽發、編號、登記、打印等環節進行處理?！?工作監控領導可對各項工作的進展情況進行實時監控，了解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。文件管理◇ 文件管理文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具?！?文件庫設置可根據單位實際業務需要設置文件庫的數目，在文件庫中文件夾的數量和級次也可按需設置，實現了文件的層次化管理?！?訪問權限提供針對文件庫、文件夾和文件夾的多重訪問權限控制，確保文件訪問與操作的安全。會議管理提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括：計劃擬定、計劃審批、通知和會議安排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。檔案管理辦公中形成的各類文件可直接歸檔到檔案管理系統，并按檔案管理規范統一存檔。用戶身份鎖對“用戶名+口令”系統登錄方式的一種補充，提供辦公系統登錄時進行二次身份認證的安全保障措施，確保重要用戶身份安全。輔助辦公◇ 日程安排提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用戶能夠更有效地安排自己的工作時間?！?活動安排提供領導活動計劃擬定與審批、日程安排的查詢等功能。◇ 人事管理提供人事檔案、勞動合同、獎懲記錄及培訓記錄等功能，可方便進行查詢和報表輸出?！?物品管理提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發放與報損等功能?！?圖書管理提供圖書信息登記、分類查詢、借閱申請與審批、圖書歸還等功能?！?車輛管理提供車輛資料登記、車輛狀態網上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度等功能?！?資源管理提供單位內各類可共享資源分類與登記、使用狀態查詢、資源預約申請、審批與調度等功能，實現網上資源管理與提高資源利用率。◇ 信息采編提供信息收集與整理、信息刊物編輯、發布與查閱功能。產品特點 可定制：組織機構、表單格式、工作流程、訪問權限、打印格式、統計等全面提供自定義組織機構對組織機構進行設置，包括部門設置、崗位設置和人員設置，以及各部門、各崗位職能的描述。組織機構是系統進行工作管理和權限分配的基礎。表單定制管理員可根據本單位業務需求，定義出各種格式的表單，提供給各個子系統應用。流程定制管理員無需編輯便能快捷地定義出符合本單位需求的各項工作流程，自定義項目豐富，可很好地滿足組織中各種工作處理的需要。流程定制包括：流程定義、環節定義和流向定義三個步驟： [流程定義]：對每個流程的名稱、類別、管理者、歸檔方式和歸檔數據庫，以及可以應用該流程創建新工作的人員等基本屬性進行定義。[環節定義]：對流程中各個辦理環節的名稱、辦理方式、辦理人員、辦理權限和提示、催辦等進行定義。辦理方式可選擇：◎編輯式◎審批式◎分發式；辦理人員：可選擇具體的崗位或人員，也可設定成由上一環節指定或由文檔中的某個域指定，并提供“只需其中一個辦理人辦理”或“需全部辦理人共同辦理”等輔助選項；辦理權限有：◎允許編輯文檔◎允許填寫意見◎允許查詢意見匯總◎允許跟蹤后續辦理過程等，并可用控制變量控制各個環節能夠看到或編輯的正文部分；提示催辦中可設定：新工作到達時郵件提示和辦理期限、逾期催辦等。[流向定義]：對流程中各個環節的流向進行定義，可定義直流、分支、條件分支、協辦、循環和進入新流程等功能，滿足各種類型流程處理的需要。自由流程：系統還提供了一種自由流程應用模式，在現實中有些工作無法用規范化的流程運轉，這時可將這類工作定義成自由流程，無須定義流向，這樣工作就可以在各個環節之間自由流轉，完全由辦理人根據具體情況來決定下一步流向。系統管理提供集成的系統定制與管理環境，方便系統管理員進行系統的定制、管理和維護。各種管理任務自動化執行，減少了系統管理員日常維護的工作量?？梢巹潱嚎筛鶕挝坏木唧w情況規劃工作流程和文件管理體系按照需要設定工作流程應用流程定制功能可方便地定義出組織中的發文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經定制完成，即可反復應用于日常辦公之中。每個流程可設立管理者，便于對流程內所有處于辦理中的文檔進行實時監控，方便各級主管及時掌握所管工作的進展情況。層次化的文件管理模式文件在系統中按：文件庫-文件夾-文件-子文件四個層次進行組織，文件庫可根據需要進行設置，文件夾也可根據需要多級設置。提供多重權限框架，各類組織可根據自身需要有效地規劃訪問控制體系文件庫權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫權限向下遞延到文件夾。文件夾權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權限向下遞延到下級文件夾。文件的訪問受文件夾權限控制，管理者還可進行文件級訪問權限設定。文件格式自定義文件管理系統中的文件格式表單可靈活自行定制，文件中可存儲文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的文檔?？晒芾恚阂越M織機構為基礎，對整個組織的工作和權限進行管理當組織機構中的部門、崗位或人員發生調整時，可對系統各模塊內相應的權限進行同步更新，以確保數據的安全和完整。 簡單易用：快速部署，輕松維護支持Windows、Linux、Unix、AS/400等多種操作系統，可自由選擇合適本單位的應用環境。向導式系統安裝，一次性就可完成系統的安裝、簽名、初始化等全過程。系統管理員經過短期培訓即可完全掌握系統的安裝、定制與管理，普通用戶基本做到不用培訓便可應用系統進行辦公。事找人：為領導和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口系統將協同辦公集中到[待辦工作]和[在辦工作]兩個窗口，在此各項工作進行分類，并按時間和輕重緩急進行排列，每個人都可方便地在此依次辦理各項工作。 可擴展：開放式體系結構、標準化接口、并配有二次開發手冊系統采用開放式體系結構，各個模塊獨立實現，并具有標準接口，為今后系統的升級和擴展打下良好基礎。同時，客戶也可根據二次開發手冊，并利用系統內置的接口函數自己進行二次開發，開發出新的功能模塊或其它系統互連。 ?